Organizzare Eventi

Possiamo definire evento un’occasione  in cui il pubblico, in quanto   destinatario della comunicazione,  viene riunito per assistere e partecipare a un avvenimento. Si tratta di un elemento  chiave all’interno di una attività di comunicazione e di divulgazione della propria immagine e delle attività svolte.  L’evento  infatti  è un potentissimo strumento  di marketing inserito  in un complessivo piano di comunicazione, finalizzato  a far conoscere un’ istituzione, un marchio, un prodotto, un servizio, per mezzo di azioni costruite  attraverso vari canali comunicativi. Se si controlla sul dizionario in genere la definizione della parola evento è collegata ai seguenti elementi:

• un’attività organizzata e programmata
• esperienza memorabile
• qualcosa che accade
• risultato

Ognuno degli elementi della lista è determinante per la  buona riuscita di una manifestazione. Essa è  un’ iniziativa complessa, consapevole, circoscritta nel tempo. Inoltre si  presenta come uno strumento molto articolato, ma allo stesso tempo  può offrire numerosi vantaggi che,  se ben sfruttati, possono contribuire fortemente agli obiettivi che una organizzazione si è data. Ciò che è certo è che molte strutture indipendentemente dalla loro natura, mostrano un crescente interesse per gli eventi, percepiti  sempre più come fondamentali all’interno del mix di attività di promozione e di comunicazione di un organismo, per farsi conoscere, per promuoversi, per veicolare la propria immagine all’esterno.

Gli eventi possono essere di diverso tipo: eventi pubblici, politici, pubblicitari o per il sostegno di una causa di solidarietà, e ancora  sportivi, di entertainment (spettacolo, musica), di carattere culturale e religioso, personale (cerimonie).

Organizzare eventi richiede una particolare  capacità di pianificazione, grosse dosi di creatività, attitudine alla gestione e al coordinamento,  competenze diverse dal momento che la buona riuscita di un progetto dipende da numerosi fattori, tutti ugualmente importanti. Non bisogna  però confondere l’evento con un’occasione  concepita solo per “stupire” a meno che questa sia l’unica finalità.  Inoltre l’evento per essere ricordato deve essere intenso, profondo, potente, più che la quantità è importante la qualità.  Infine perché funzioni esso  deve collegarsi ai valori che stanno alla base della comunicazione e  della relazione che si vuole rafforzare attraverso questo mezzo.  Esso infatti deve essere coerente con la missione dell’organizzazione ovvero con gli obiettivi, i valori e le politiche, facendo emergere la “personalità reale”   del committente.