Cerchiamo di chiarire ora qual è l’utilità di un evento, perché è così importante prevederlo nella propria strategia di marketing e come mai è fondamentale organizzarlo bene. Un evento ha due obiettivi principali:
l’acquisizione di contatti;
brand awereness.
Le persone che invitiamo sono quelle che ci conosceranno proprio grazie a quell’evento, che parleranno di noi ad altre persone, e usufruiranno del nostro prodotto o servizio. Non solo, nella tipologia di eventi di cui parliamo, i nostri invitati, tutti o in parte, potrebbero essere giornalisti, blogger, studenti, persone di ogni genere magari appartenenti al settore in cui opera la nostra struttura. Il lavoro che facciamo si trasforma così in contatti che acquisiamo, esattamente come si fa in una campagna di digital PR. In questo modo traduciamo i valori dell’ente o dell’azienda in principi condivisibili, li comunichiamo in modo da coinvolgere i partecipanti, predisponiamo una conversazione attiva e coerente, e ci prepariamo ad accogliere le persone da bravi padroni di casa. Quando parliamo di brand awereness intendiamo che un evento è uno dei modi più efficaci di rendere riconoscibile un marchio. Infatti tutto ciò che organizziamo e ideiamo ha lo scopo di mostrare la personalità, il carattere e la natura del brand: dal tono di voce dell’invito, alla modalità con cui viene anticipato, alla location scelta. Il termine infatti fa riferimento al grado di conoscenza, e notorietà del marchio da parte del pubblico target e la fedeltà degli utenti ad esso. Su Internet, lo sviluppo del Brand awareness avviene in genere attraverso campagne banner o sponsorizzazioni che ripetono il logo dell’azienda o di un suo prodotto, in modo che esso venga sempre ricordato dal visitatore. Se il primo impatto con la manifestazione è debole bisognerà poi essere sorprendenti nel corso dell’evento. Ma è meglio pianificare con cura l’organizzazione nei minimi dettagli.
Tra gli obiettivi che un evento si pone c’è quello di farsi conoscere e riconoscere e soprattutto scegliere, cercando di arrivare al “cuore” del target individuato. Inoltre quello che un progetto ben organizzato deve trasmettere è la capacità di trasferire informazioni, i valori che caratterizzano l’organizzazione. Gli obiettivi successivi si devono riferire ad un preciso piano di comunicazione e alle strategie prescelte, che non possono prescindere da una analisi approfondita sull’ambiente esterno (percezione dell’organizzazione e dei suoi prodotti/servizi, posizionamento, competitor) e dai bisogni individuali” degli utenti. L’evento dovrà veicolare un messaggio conseguente e strumentale agli obiettivi che sono:
Creare visibilità
Dare informazioni
Creare consapevolezza
Rendere tangibili i prodotti/servizi
Generare profitti
Celebrare un avvenimento
Raccogliere fondi
Dimensione organizzativa dell’evento
L’evento si presenta non solo come un fenomeno, per contenuti e scopi, di notevole interesse e risonanza ma anche come un’operazione esemplare che può dare grande visibilità ad un ente. Dal punto di vista della sua realizzazione, sia che si tratti di un piccolo evento o grande evento (definiti mega-event o hallmark event), esso presenta una serie di fattori strutturali che richiedono un abito ed una dimensione organizzativa molto efficiente. Le caratteristiche principali di tipo organizzativo possono essere così sintetizzate:
Esclusività dell’evento e irripetibilità;
Dinamicità della forma e della proposta;
Originalità e intangibilità dei contenuti;
Finalità varie e articolate;
Capacità di incidere sul territorio e nelle strategie di promozione e comunicazione;
Impossibilità a stabilire il risultato finale;
Capacità di servire istanze diversificate, sia individuali che collettive.
Destinatari
L’evento consente di raggiungere in modo molto mirato un determinato pubblico che avremo scelto in base al tema e alle finalità del progetto. Ciò significa che il target group deve essere ben selezionato analizzandone le abitudini, i linguaggi, i gusti. Tra i primi elementi da definire c’è proprio quello relativo all’indicazione del profilo dei partecipanti per creare una mappa di affinità così da comprendere il target prescelto e verticalizzare la nostra proposta alle sue esigenze. La scelta del pubblico è direttamente connessa ai messaggi che dovremo comunicare, è strategica e legata agli obiettivi che sono stati focalizzati. Potremo intanto fare una prima distinzione tra:
Pubblici interni
Pubblici esterni
Il pubblico a cui si chiede di partecipare all’evento, sia esso interno o esterno, ha un ruolo attivo nell’amplificare la comunicazione ricevuta, influenzando a sua volta altre tipologie di utenza.
Pubblici interni
dirigenti
tecnici
impiegati
i consulenti e le società controllate
venditori
operai
Pubblici esterni
pubblica amministrazione
soci
finanziatori
clienti
fornitori
enti locali
associazioni e partiti
sindacati
società e reti collegate
stakeholder
Possono essere considerati interni o esterni a seconda della situazione gli agenti e i rappresentanti a seconda di come sono inquadrati.
Vediamo ora in sintesi quali sono i passaggi principali che consentono di progettare un evento tenendo conto delle tre fasi di realizzazione ovvero prima, durante e dopo.
Prima
Scelta del tipo di evento
Scelta dei relatori/attori
Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni
Individuazione del target di riferimento
Definizione del Budget
Timing
Individuazione della location
Logistica
Creatività
Comunicazione dell’evento
Durante
Attenzione agli ospiti
Monitoraggio della tendenza della sala; rispetto dei tempi; rispetto dei ruoli
Attenzione agli imprevisti -> risolvere immediatamente i problemi
Dopo
Livello di partecipazione
Valutazione spontanea dei partecipanti
Raggiungimento del target
Visibilità sui media
Rapporti costi/risultato
Insegnamenti per il futuro
Come si struttura l’evento
Quando si organizza un evento bisogna considerare almeno due fasi principali dell’ideazione e della progettazione vera e propria.
Ideazione:
definizione degli obiettivi, scelta della tipologia di evento in rapporto agli obiettivi e al target
Progettazione:
riguarda la stesura del piano operativo di fattibilità, del programma, scaletta, scelta dei contenuti, individuazione della location, impostazione creativa, stesura del piano di comunicazione/promozione dell’evento, il budget di previsione, tempi e scadenze.
L’evento può essere di piccole, medie o grandi dimensioni, intendendo, in termini di grandezza, non solo il numero degli invitati ma anche il “peso” che gli si vuole dare, a cominciare dalla comunicazione e dal piano di divulgazione dell’iniziativa. Infatti qualsiasi evento, non importa quanto sia grande o importante, richiede una corretta pianificazione e gestione delle risorse, non solo dal punto di vista finanziario ma anche e soprattutto – in termini di tempo e abilità.
La sua organizzazione non è solo una questione di competenze tecniche perché si presenta anche come uno strumento di promozione, comunicazione, educazione. Per questo la scelta di un evento non può essere lasciata al caso e qualunque progetto deve avere una logica collocazione all’interno di una strategia ben programmata. Prima di procedere alle modalità di organizzarlo, occorre dunque fare una riflessione sugli obiettivi e sui propositi che questa si è data per le sua attività di promozione. Il primo passo è dunque avere una chiara visione di chi è l’organizzazione: quale è la sua vision, la sua mission e i suoi scopi. In seguito occorre definire un quadro preciso degli obiettivi che le attività di promozione e comunicazione devono avere, se farsi conoscere, raccogliere donazioni, trovare sponsor o finanziatori, educare a una causa, fare proseliti, trovare volontari.
A cosa serve
Cerchiamo di chiarire ora qual è l’utilità di un evento, perché è così importante prevederlo nella propria strategia di marketing e come mai è fondamentale organizzarlo bene. Un evento ha due obiettivi principali:
Le persone che invitiamo sono quelle che ci conosceranno proprio grazie a quell’evento, che parleranno di noi ad altre persone, e usufruiranno del nostro prodotto o servizio. Non solo, nella tipologia di eventi di cui parliamo, i nostri invitati, tutti o in parte, potrebbero essere giornalisti, blogger, studenti, persone di ogni genere magari appartenenti al settore in cui opera la nostra struttura. Il lavoro che facciamo si trasforma così in contatti che acquisiamo, esattamente come si fa in una campagna di digital PR. In questo modo traduciamo i valori dell’ente o dell’azienda in principi condivisibili, li comunichiamo in modo da coinvolgere i partecipanti, predisponiamo una conversazione attiva e coerente, e ci prepariamo ad accogliere le persone da bravi padroni di casa. Quando parliamo di brand awereness intendiamo che un evento è uno dei modi più efficaci di rendere riconoscibile un marchio. Infatti tutto ciò che organizziamo e ideiamo ha lo scopo di mostrare la personalità, il carattere e la natura del brand: dal tono di voce dell’invito, alla modalità con cui viene anticipato, alla location scelta. Il termine infatti fa riferimento al grado di conoscenza, e notorietà del marchio da parte del pubblico target e la fedeltà degli utenti ad esso. Su Internet, lo sviluppo del Brand awareness avviene in genere attraverso campagne banner o sponsorizzazioni che ripetono il logo dell’azienda o di un suo prodotto, in modo che esso venga sempre ricordato dal visitatore. Se il primo impatto con la manifestazione è debole bisognerà poi essere sorprendenti nel corso dell’evento. Ma è meglio pianificare con cura l’organizzazione nei minimi dettagli.
Tra gli obiettivi che un evento si pone c’è quello di farsi conoscere e riconoscere e soprattutto scegliere, cercando di arrivare al “cuore” del target individuato. Inoltre quello che un progetto ben organizzato deve trasmettere è la capacità di trasferire informazioni, i valori che caratterizzano l’organizzazione. Gli obiettivi successivi si devono riferire ad un preciso piano di comunicazione e alle strategie prescelte, che non possono prescindere da una analisi approfondita sull’ambiente esterno (percezione dell’organizzazione e dei suoi prodotti/servizi, posizionamento, competitor) e dai bisogni individuali” degli utenti. L’evento dovrà veicolare un messaggio conseguente e strumentale agli obiettivi che sono:
Dimensione organizzativa dell’evento
L’evento si presenta non solo come un fenomeno, per contenuti e scopi, di notevole interesse e risonanza ma anche come un’operazione esemplare che può dare grande visibilità ad un ente. Dal punto di vista della sua realizzazione, sia che si tratti di un piccolo evento o grande evento (definiti mega-event o hallmark event), esso presenta una serie di fattori strutturali che richiedono un abito ed una dimensione organizzativa molto efficiente. Le caratteristiche principali di tipo organizzativo possono essere così sintetizzate:
Destinatari
L’evento consente di raggiungere in modo molto mirato un determinato pubblico che avremo scelto in base al tema e alle finalità del progetto. Ciò significa che il target group deve essere ben selezionato analizzandone le abitudini, i linguaggi, i gusti. Tra i primi elementi da definire c’è proprio quello relativo all’indicazione del profilo dei partecipanti per creare una mappa di affinità così da comprendere il target prescelto e verticalizzare la nostra proposta alle sue esigenze. La scelta del pubblico è direttamente connessa ai messaggi che dovremo comunicare, è strategica e legata agli obiettivi che sono stati focalizzati. Potremo intanto fare una prima distinzione tra:
Il pubblico a cui si chiede di partecipare all’evento, sia esso interno o esterno, ha un ruolo attivo nell’amplificare la comunicazione ricevuta, influenzando a sua volta altre tipologie di utenza.
Pubblici interni
Pubblici esterni
Possono essere considerati interni o esterni a seconda della situazione gli agenti e i rappresentanti a seconda di come sono inquadrati.
Vediamo ora in sintesi quali sono i passaggi principali che consentono di progettare un evento tenendo conto delle tre fasi di realizzazione ovvero prima, durante e dopo.
Prima
Durante
Dopo
Come si struttura l’evento
Quando si organizza un evento bisogna considerare almeno due fasi principali dell’ideazione e della progettazione vera e propria.
definizione degli obiettivi, scelta della tipologia di evento in rapporto agli obiettivi e al target
riguarda la stesura del piano operativo di fattibilità, del programma, scaletta, scelta dei contenuti, individuazione della location, impostazione creativa, stesura del piano di comunicazione/promozione dell’evento, il budget di previsione, tempi e scadenze.
L’evento può essere di piccole, medie o grandi dimensioni, intendendo, in termini di grandezza, non solo il numero degli invitati ma anche il “peso” che gli si vuole dare, a cominciare dalla comunicazione e dal piano di divulgazione dell’iniziativa. Infatti qualsiasi evento, non importa quanto sia grande o importante, richiede una corretta pianificazione e gestione delle risorse, non solo dal punto di vista finanziario ma anche e soprattutto – in termini di tempo e abilità.
La sua organizzazione non è solo una questione di competenze tecniche perché si presenta anche come uno strumento di promozione, comunicazione, educazione. Per questo la scelta di un evento non può essere lasciata al caso e qualunque progetto deve avere una logica collocazione all’interno di una strategia ben programmata. Prima di procedere alle modalità di organizzarlo, occorre dunque fare una riflessione sugli obiettivi e sui propositi che questa si è data per le sua attività di promozione. Il primo passo è dunque avere una chiara visione di chi è l’organizzazione: quale è la sua vision, la sua mission e i suoi scopi. In seguito occorre definire un quadro preciso degli obiettivi che le attività di promozione e comunicazione devono avere, se farsi conoscere, raccogliere donazioni, trovare sponsor o finanziatori, educare a una causa, fare proseliti, trovare volontari.
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